Braucht Dein Chef noch einen Schreibtisch – oder reicht bald eine KI?

Der Kalender ist voll. Aber wer entscheidet, was liegen bleibt?

Stell Dir eine typische Woche vor: Zwei Kunden erwarten Ergebnisse, ein Kollege fällt aus und das Team ist ausgelastet. Eine KI kann daraus eine übersichtliche Aufgabenliste machen. Ob ein Termin verschoben, ein Versprechen neu verhandelt oder Unterstützung organisiert wird, ist damit noch nicht geklärt.

Genau hier lohnt sich die Trennung von Vorbereitung und Führung. Berichte zusammenzufassen ist eine andere Aufgabe, als Prioritäten zu vertreten. KI im Management kann die Vorbereitung verändern. Wie weit daraus neue Rollen entstehen, muss sich im jeweiligen Unternehmen zeigen. Aus einer schnellen Vorführung lässt sich keine belastbare Prognose für eine ganze Führungsebene ableiten.

Mehr Tempo – und trotzdem die falsche Lösung

Eine Studie von Dell’Acqua und Mitautoren mit 758 Wissensarbeitern aus der Unternehmensberatung zeigt den Unterschied. Bei Aufgaben innerhalb der untersuchten KI-Fähigkeiten erledigten Teilnehmer mit KI durchschnittlich 12,2 Prozent mehr Aufgaben und arbeiteten 25,1 Prozent schneller. Bei einer ausgewählten Aufgabe außerhalb dieses Bereichs sank dagegen die Wahrscheinlichkeit einer richtigen Lösung.

Die Untersuchung arbeitete mit GPT-4 und bestimmten Beratungstätigkeiten. Sie misst weder alle heutigen Modelle noch die gesamte Arbeit einer Führungskraft. Ihre Botschaft für unseren Arbeitsalltag ist trotzdem interessant: Ein guter KI-Entwurf in einer Aufgabe garantiert keinen guten Entwurf in der nächsten. Genau deshalb gehört die Prüfung zur Zeitbilanz.

Die gefährliche Abkürzung heißt: Klingt gut, wird stimmen

Ein sauber formulierter Projektbericht kann beruhigend wirken. Prüfe gedanklich dieses Beispiel: Die Zusammenfassung erwähnt Fortschritte und Termine, lässt aber eine offene Freigabe weg. Wer nur den Text liest, hält das Projekt vielleicht für planmäßig. Der sprachliche Eindruck und die Entscheidungsgrundlage passen dann nicht zusammen.

Unser Vorschlag für die Einführung: Lege zuerst fest, welche Angaben im Ergebnis zwingend enthalten sein müssen. Bestimme, wer sie kontrolliert und wer die Entscheidung trifft. So kann das Team einen Entwurf prüfen, statt sich auf dessen Tonfall verlassen zu müssen.

Für schwierige Gespräche reicht außerdem keine vorbereitete Formulierung. Wenn ein Mitarbeiter einer Planung widerspricht, muss jemand zuhören, nachfragen und die neuen Informationen abwägen. Einen Gesprächsentwurf zu erstellen kann hilfreich sein. Wie die Beteiligten miteinander weiterarbeiten, bleibt eine konkrete Führungsaufgabe.

So testest Du, ob die KI wirklich entlastet

Beginne mit einem wiederkehrenden Bericht und freigegebenem Ausgangsmaterial. Lass zunächst den bisherigen Ablauf weiterlaufen und erstelle daneben einen KI-Entwurf. Vergleiche Vollständigkeit, Fehler und den gesamten Aufwand bis zur brauchbaren Endfassung. Zähle auch die Minuten für Nachfragen und Korrekturen mit.

Besprich vorher im Team, wozu der Versuch dient. Weniger Schreibarbeit, ein schnellerer Überblick und bessere Vorbereitung sind unterschiedliche Ziele. Wähle eines davon und prüfe es an mehreren Durchläufen. Ein einzelnes gelungenes Beispiel sagt wenig darüber aus, ob der Ablauf zuverlässig Zeit spart.

Vielleicht braucht Dein Chef künftig weniger Zeit für Berichte. Die spannendere Frage ist, was er mit dieser Zeit anfängt. Mehr Raum für Entscheidungen, Gespräche und klare Prioritäten wäre ein greifbarer Gewinn. Ob die eingesetzte KI dazu beiträgt, lässt sich testen – an der Arbeit, die am Ende tatsächlich besser gelingt.